Échanger des documents de travail

LibreOffice Writer ↔ Microsoft Office Word

Lorsqu’on échange des documents par mail ou sur le cloud, il n’est pas rare d’avoir des surprises à leur ouverture en terme de mise en page. Pour les éviter, il est envisageable de les exporter en pdf (voir pour Microsoft Office) mais cette solution ne permet pas, dans nombre de cas, d’intervenir directement dans le document pour le modifier.

Le présent billet donne des pistes afin d’améliorer la compatibilité des documents textes créés avec les suites bureautiques LibreOffice et Microsoft Office.

Partie 1 : Incorporer les polices de caractères

Envisagez l’intégration des polices quand votre document utilise des polices rares ou personnalisées en général indisponibles sur les autres ordinateurs. A faire notamment :

→ si vous et votre destinataire n’utilisez pas la même version d’une même suite bureautique

→ si vous et votre destinataire n’utilisez pas la même suite bureautique

→ si vous et votre destinataire n’utilisez pas le même système d’exploitation (Windows, Mac, Linux, …)

Un document avec les polices intégrées a une plus grande taille et les polices sont utilisées sur l’ordinateur cible pour un meilleur rendu de la mise en page du document.

1.1) LibreOffice

Pour incorporer la ou les polices de caractères utiliser dans un document créé avec LibreOffice lors de l’enregistrement du dit document :

1) Lancer LibreOffice et créer un document traitement de texte avec Writer

2) Dans la barre des menus, cliquer sur Fichier puis Propriétés

3) Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, aller à l’onglet Polices

4) Cocher les cases Incorporer les polices dans le document et/ou Incorporer seulement les polices qui sont utilisées dans les documents puis cliquer sur le bouton Valider

1.2) Microsoft Office Word

Les informations données ci-après correspondent à la version MS Office 2016 :

1) Lancer et créer un document (ou en ouvrir un)

2) Ensuite, Cliquer sur Fichier, dans la colonne de gauche cliquer sur Enregistrer sous et sélectionner l’endroit (sur le bureau dans cet exemple)

3) Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, cocher la case Compatibilité avec les versions précédentes de Word (cela réduira le nombre éventuels de problèmes entre les versions du traitement de texte)

4) A gauche du bouton Enregistrer, cliquer sur le menu déroulant Outils puis sur Options d’enregistrement…

5) Dans la fenêtre des options d’enregistrement, aller tout en bas et cocher la case Incorporer les polices dans le fichier et décocher la case Ne pas incorporer les polices système communes, puis cliquer sur le bouton Ok

6) Nommer le fichier dans le champs Nom de fichier : puis cliquer sur le bouton Enregistrer

Partie 2 : enregistrer le document

2.1) LibreOffice Writer

1) Pour enregistrer le document au format natif, c’est à dire au format openDocument utilisé par LibreOffice (*.odt pour les fichiers texte) soit en cliquant dans la barre des menus sur Fichier puis Enregistrer sous ou en cliquant dans la barre d’outils sur l’icône Enregistrer

2) Pour enregistrer une copie de ce document au format Microsoft Office (*.docx pour un fichier traitement de texte), cliquer dans la barre des menus sur Fichier puis Enregistrer sous

3) Dans la boite de dialogue d’enregistrement, cliquer le menu déroulant qui se trouve en bas à droite et sélectionner Word 2007-365 (.docx) puis sur le bouton Enregistrer

Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer les documents créés avec LibreOffice Writer systématiquement au format Microsoft Word :

1) Dans la barre des menu, cliquer sur Outils puis Options

2) Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, dans la colonne de gauche, cliquer sur Chargement / Enregistrement

3) Dans la partie Format de fichier par défaut et paramétrage ODF, ouvrir le menu déroulant Type de fichier et cliquer sur Word 2007-365 (*.docx)

4) Cliquer sur le bouton Valider

2.2) MS Word (version 2016)

1) Pour enregistrer au format natif de Word (*.docx), il suffit d’enregistrer le fichier sans modifier le type de fichier en cliquant sur Fichier puis Enregistrer sous, choisir l’emplacement, donner un nom au fichier en remplissant le champ Nom de fichier : puis en cliquant sur le bouton Enregistrer

2) Pour enregistrer une copie du fichier au format openDocument, cliquer sur Fichier puis Enregistrer sous, choisir l’emplacement, donner un nom au fichier en remplissant le champ Nom de fichier : puis cliquer sur le menu déroulant Type et cliquer tout en bas sur Texte OpenDocument (*.odt)

3) Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider

4) Une fenêtre d’avertissement s’ouvre : répondre Oui à la question

Si vous voulez toujours enregistrer vos documents au format openDocument (*.odt) :

1) Lancer Word

2) Cliquer sur Fichier puis, dans la colonne de gauche, cliquer sur Options

3) Dans la boite de dialogue Options de Word, dans la colonne de gauche, cliquer sur Enregistrement

4) Ouvrir le menu déroulant Enregistrer le fichiers au format suivant : et sélectionner Texte OpenDocument (*.odt)

5) Cliquer en bas sur le bouton OK

Partie 3 : autres éléments pour une meilleur compatibilité

Quand on doit échanger des documents avec des utilisateurs de MS Word, l’incorporation des polices de caractères dans le document fait à partir de LibreOffice Writer et/ou l’enregistrement au format docx ne suffit pas toujours à conserver la mise en page lorsque ces derniers ouvriront le document que vous leur transmettez. L’inverse étant également vrai.

Même si ces points ne seront pas abordés dans ce document, sachez qu’il est possible d’augmenter la compatibilité des fichiers entre les deux suites bureautiques :

  • en créant une feuille de styles complète, et en l’appliquant systématiquement,
  • en faisant des ajustements précis dans les options de LibreOffice Writer accessibles depuis la barre des menus en cliquant sur Outils, Options…

Partie 4 : les polices de caractères

On a vu dans la partie 1 que le fait d’utiliser une police de caractères que le destinataire du document n’aurait pas sur sa machine pouvait poser des problèmes d’affichage lors de l’ouverture du fichier par ce dernier. Exemple :

Il est donc essentiel soit d’utiliser des polices de caractère commune à tous les systèmes soit de transmettre les polices de caractères (ou, à minima, donner le nom de ces dernières si les conditions d’utilisation ne vous permettent pas de les diffuser à autrui).

4.1) Comment savoir si une police de caractère n’est pas installée

Avec libreOffice, il faut regarder si le nom de la police de caractères est inscrit en italique ou pas. Si son nom est en italique, cela signifie qu’elle n’est pas installée sur la machine.

4.2) Comment retrouver une police de caractère sur sa machine pour la transmettre

A) Retrouver une police de caractères

Sous Windows : se rendre à C:\Windows\Fonts

Sous une distribution Linux, se rendre dans le répertoire :

  • /home/nom_d_utilisateur/.local/share/fonts (pour accéder à ce dossier, Afficher les fichiers cachés)
  • ou /usr/share/fonts
B) Transmettre la police de caractère

Sous Windows :

1) Une fois la police de caractère trouvée, sélectionner le dossier comprenant les fichiers de cette dernière ou sélectionner un fichiers

2) Faire un clic de droit et cliquer sur Copier

3) Aller sur le Bureau, faire un clic de droite et cliquer sur Nouveau > Dossier

4) Donner un nom à ce nouveau dossier, Police à partager par exemple, et l’ouvrir

5) Faire un clic de droite et cliquer sur Coller

6) Retourner sur le Bureau, faire un clic de droite sur le dossier et cliquer sur Envoyer vers > Dossier compressé

7) Valider en appuyant sur la touche entrée de votre clavier

8) Transmettre le fichier zip sur le cloud ou par mail en pièce jointe

Sous Linux :

1) Une fois la police trouvée sur votre machine, sélectionner le ou les fichier(s) correspondant(s) ; pour sélectionner plusieurs fichiers maintenir la touche ctrl du clavier enfoncée et faire un clic de gauche sur chaque fichier

2) Faire un clic de droit et cliquer sur Copier ; si sur votre machine la commande existe, choisir Copier vers

3) Dans le gestionnaire de fichiers, cliquer, par exemple, sur Bureau et faire un clic de droit pour créer un Nouveau Dossier auquel vous donnerez le nom Police à partager

4) Ouvrir ce dossier, faire un clic de droit et cliquer sur Coller ; une copie du ou des fichier(s) de la police de caractères précédemment copié(s) viendront se placer dans le dossier

5) Revenir à Bureau, faire un clic de droite sur le dossier Police à partager et cliquer sur Compresser 

6) Confirmer au besoin la création du fichier compressé en choisissant le format de compression si le système vous le demande ; dans ce cas, choisir zip

7) transmettre le fichier zip sur le cloud ou par mail en pièce jointe

4.3) Comment installer une police de caractère

A) Sous Windows

1) Clic de droite sur un fichier d’une police de caractère (TTF, OTF, …) et cliquer sur Installer ou Aperçu

2) Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur le bouton Installer

3) Un fois la police de caractères installée, fermer la fenêtre

A noter qu’il est possible d’installer une police de caractère pour tous les comptes utilisateurs de l’ordinateur. A cette fin, au point 1, cliquer sur Installer pour tous les utilisateurs (au lieu d’Aperçu ou Installer)

B) Avec un environnement de bureau KDE sous une distribution Linux

1) depuis le gestionnaire de fichiers Dolphin, faire un clic de droite sur le fichier compressé (zip) et sélectionner dans le menu Extraire / Extraire ici et détecter le sous dossier

2) Ouvrir le dossier décompressé et double-cliquer sur le fichier de la police de caractère à installer

3) Dans la fenêtre de l’afficheur de polices, en bas à droite, cliquer sur le bouton Installer

4) Dans la pop-up de confirmation de l’installation, cliquer sur le bouton Système : cela rendra disponible la police de caractère à tous les utilisateurs de l’ordinateur

5) Saisir son mot de passe

6) Une fois la police de caractère installée, fermer les deux fenêtres de l’afficheur de polices.

C) Avec un environnement de bureau Gnome sous une distribution Linux

1) Depuis le gestionnaire de fichiers Nautilus, aller dans le dossier Téléchargement, faire un clic de droite sur le fichier compressé (zip) et sélectionner dans le menu Extraire ici

2) Ouvrir le dossier décompressé et double-cliquer sur un des fichiers de la police de caractère à installer

3) Gnome-fonts va s’ouvrir, en haut à droite, cliquer sur le bouton Installer

4) une fois la police de caractères installée, fermer la fenêtre de l’outil.

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